Dans le cadre de la gestion de votre hébergement, vous allez très vite constater l’importance de mesurer au mieux les charges inhérentes aux consommations des clients, de manière à ce qu’elles soient le plus proche possible des coûts réels.
Quels sont les postes à prendre en compte pour calculer vos charges ?
Tout d’abord, nous vous conseillons d’identifier les différents types de charges à prendre en compte dans votre calcul. Les charges concernent en effet certaines consommations mais également certains frais :
- L’eau
- L’électricité
- Le chauffage
- Les frais liés au traitement des déchets (taxes sur les immondices, achat des sacs ou enlèvement des poubelles)
- Les frais liés à diverses taxes annuelles telles que la taxe de séjour, les droits d’auteurs…
Comment réclamer le montant des charges à mes clients ?
Pour réclamer à vos hôtes le montant des charges, vous avez trois possibilités :
- Des charges selon la consommation ;
- Des charges forfaitaires ;
- Des charges incluses dans le prix de location.
Le plus simple évidemment est d’établir un relevé systématique des compteurs à l’entrée comme à la sortie des hôtes. Il s’agit donc des charges selon la consommation.
Comment fixer le montant des charges ?
Vous pouvez vous baser sur votre propre facture pour calculer un prix au kilowattheure ou au m³ d’eau. Après une année d’activité, il est possible de calculer le coût effectif de l’hébergement. L’expérience montre que les charges selon la consommation sont quasi indispensables dans les gîtes de grande capacité.
Certains sites internet vous donnent « le coût du jour » afin d’obtenir les tarifs les plus proches de la réalité du marché : « Votre eau au coût vérité » par la Société wallonne des eaux (SWDE) / « L’évolution des prix du gaz et de l’électricité » par la CREG (Commission de régulation de l’Electricité et du Gaz).
Nous tenons à vous rappeler qu’il est, en principe, interdit de refacturer l’électricité, le gaz et l’eau en tirant un bénéfice. Vous devez facturer la consommation de vos clients au juste prix. A noter que, selon la directive européenne MID sur les instruments de mesure, il existe des compteurs agréés et conformes à cette directive qui peuvent être utilisés pour facturer l’électricité, le gaz et l’eau en toute légalité.
Après une année de relevé de consommation, il vous sera possible d’évaluer la consommation moyenne pour les périodes d’un week-end ou d’une semaine et, dès lors, sans fluctuations importantes, de fixer un montant de charges forfaitaires pour les périodes d’été (1er mai au 30 septembre) et d’hiver (1er octobre au 30 avril).
Cas pratiques
Dans le cas où il n’existe qu’un seul compteur pour 2 hébergements ou pour un hébergement ainsi que la maison du propriétaire, il existe une solution pour estimer le coût des charges :
- Relever les compteurs lorsque seul le propriétaire réside dans le bâtiment pendant une période relativement longue (1 mois par exemple) une fois en été et une autre fois en hiver.
- Etablir un relevé identique lorsque l’hébergement touristique est occupé par un client pour au minimum 2 semaines.
La différence calculée entre les deux consommations et établie pour une période identique permettra d’évaluer la consommation du gîte et de vérifier le bien-fondé des charges forfaitaires demandées avec le montant de la location. Il s’agit d’une méthode empirique, qui ne fournit pas une valeur précise, mais qui permet cependant une évaluation de ces charges.
Cette même méthode sera appliquée lorsque les charges sont comprises dans le montant de la location pour pouvoir, d’une part, estimer chacune des composantes du prix (location + charges) mais aussi, d’autre part, pouvoir soustraire un montant forfaitaire de charges lorsqu’il s’agira de déclarer ses revenus au service des impôts.
Conseils
- Dans la mesure où les charges peuvent représenter un montant important qui ne doit être payé qu’après le séjour dans l’hébergement, et qu’il n’est pas autorisé de déduire les charges de la garantie locative, il est conseillé de demander une provision pour les charges lors de l’établissement du contrat ou au plus tard lors du paiement du solde du séjour. Cela permet de conserver la garantie pour son usage initial : le remboursement des dégâts occasionnés dans l’hébergement.
- En parallèle, il est important de conscientiser les clients et de les encourager à ne pas surconsommer durant leur séjour en gîte.
- L’installation de « compteurs de passage » sur les tuyauteries est également un moyen pour mesurer ce que les clients consomment réellement.
