Une des premières étapes lors du lancement de votre activité est d’en annoncer l’ouverture autour de vous…alors, pourquoi ne pas opter pour l’organisation d’une inauguration ?
Il est en effet important de faire connaître votre gîte ou chambre d’hôtes sur votre territoire et de lui faire une place dans le tissu touristique et économique local. Différents moyens peuvent vous y aider et l’organisation d’une rencontre est un des moyens porteurs et conviviaux pour accéder à cet objectif car elle favorise les échanges et permet de créer des liens.
A cette occasion, vous pourrez y convier différents acteurs qui se révéleront certainement de très bons partenaires et relais pour le futur.
Une inauguration est en effet un outil très efficace, un puissant capitalisateur de notoriété si et seulement si l’organisation en amont et le pilotage du jour « J » sont parfaitement maîtrisés.
Les invités à ne pas oublier
- La population locale afin qu’elle puisse prendre connaissance de l’existence de votre hébergement. Les voisins pourront vous amener, par le biais de leurs réseaux de connaissances, des clients potentiels.
- Les propriétaires de gîtes et de chambres d’hôtes de la région pourront également vous être d’un grand secours. En entretenant de bons rapports avec eux, ils pourront rediriger des touristes vers votre hébergement lorsque le leur est complet.
- Les organismes touristiques comme le syndicat d’initiative, l’Office du Tourisme, la Maison du Tourisme de la région et la fédération touristique de la province. Cette inauguration leur permettra de connaître votre hébergement et de pouvoir en faire la promotion de manière optimale en toute connaissance de cause. Il est en effet beaucoup plus aisé de promouvoir un hébergement que l’on a pu visiter au préalable.
- Wallonie Belgique Tourisme (WBT) dont la principale mission est la promotion du tourisme wallon en Wallonie et à l’étranger.
- Les opérateurs touristiques locaux : attractions, musées, restaurants, bistrots de terroir, producteurs..
- L’administration communale (au minimum le bourgmestre et l’échevin du tourisme)
- La presse locale et régionale devra également être conviée. Les échos que les journalistes pourront faire de l’ouverture de votre hébergement seront très utiles.
- Les instances responsables des hébergements touristiques en Wallonie, et plus précisément l’administration fonctionnelle, le Commissariat général au Tourisme.
- Les instances provinciales et régionales en charge du tourisme.
Les canaux de diffusion à privilégier
De quelle manière annoncer cette inauguration ?
- Envoyez une invitation et un communiqué de presse via e-mail.
- Réalisez un petit dépliant de présentation de l’événement (message d’appel, descriptif, programme, modalités pratiques, contacts…).
- Diffusez l’information : rédigez une annonce dans les journaux locaux, les toutes boîtes existants, mettez l’information sur votre site internet et sur ceux de vos partenaires, envoyez des mails à vos contacts, contactez la presse, distribuez largement votre prospectus…
Les idées à épingler
Il est important de ne pas négliger la préparation de cet événement :
- Anticipez l’organisation proprement dite et listez toutes les étapes à ne pas oublier.
- Envoyez l’information et les invitations suffisamment tôt en prévoyant des rappels.
- Préparez un discours d’accueil et de présentation de votre activité.
- Prévoyez des animations (ceci n’est pas une obligation mais peut certainement constituer un « plus »).
- Proposez des produits de terroir locaux (verre de bienvenue et petites dégustations ou plus selon vos souhaits) et négociez des partenariats avec les producteurs locaux.
- Préparez l’hébergement – veillez à sa propreté et convivialité. N’oubliez pas de chauffer les lieux et de mettre à disposition de la documentation régionale, votre dépliant et des informations sur votre hébergement (la genèse du projet, les tenants et aboutissants, des photos « avant-après »…).
- Proposez des visites de votre hébergement (par vos soins car vous êtes de loin le meilleur ambassadeur des lieux).
- Inscrivez-vous dans une dynamique locale existante (ex. : les Journées du Patrimoine, …). Ceci n’est pas une obligation mais peut appuyer la visibilité de votre événement.
