Une transformation majeure approche pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique. Selon la loi du 6 février 2024, à partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique (e-facturation) deviendra la norme obligatoire pour les transactions entre entreprises (B2B). Fini le temps où un simple PDF envoyé par email suffisait. Cette réforme vise à moderniser les processus, améliorer l’efficacité administrative, et lutter contre la fraude à la TVA. Il est crucial pour chaque entreprise, quelle que soit sa taille, de comprendre ce changement et de s’y préparer dès maintenant.
Qu’est-ce qu’une facture électronique (au sens de la loi) ?
Il est essentiel de bien distinguer la facture numérique de la facture électronique.
Une facture numérique est un fichier numérique (souvent un PDF) d’une facture créée sur un logiciel de facturation ou scannée. Elle peut être envoyée par e-mail ou téléchargée depuis un espace client.
Une facture électronique est un fichier structuré (le plus souvent au format XML UBL) qui est créé, envoyé et reçu sous une forme électronique standardisée. Ce format permet un traitement automatique et intégré par les logiciels comptables et de facturation, de l’émetteur au destinataire. L’échange de ces factures se fera principalement via le réseau sécurisé PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), qui garantit l’interopérabilité entre les différents systèmes.
Qui est concerné par cette obligation ?
L’obligation s’appliquera dès le 1er janvier 2026 à toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en Belgique qui émettent des factures à l’attention d’entreprises également assujetties à la TVA pour des activités réalisées en Belgique. Cela concerne donc aussi les propriétaires de gîtes et de chambres d’hôtes assujettis à la TVA.
- Emetteur : Toute entreprise belge assujettie devra être capable d’émettre des factures électroniques structurées pour ses clients professionnels belges.
- Récepteur : Toute entreprise belge assujettie devra être en mesure de recevoir et traiter les factures électroniques de ses fournisseurs.
Quelles prestations sont concernées par cette obligation ?
Cette obligation s’applique uniquement aux prestations réalisées en Belgique.
Puis-je bénéficier d’aides ?
Oui.
Pour alléger les charges liées aux adaptations techniques (comme la souscription à un logiciel de facturation), deux mesures fiscales ont été mises en place :
- Depuis le 1er janvier 2025, la déduction pour investissement dans le numérique est désormais portée à 20 %.
- Entre les exercices d’imposition 2024 et 2027, les petites entreprises et les indépendants peuvent bénéficier d’une déduction majorée de 120 % sur les frais liés à l’utilisation de logiciels de facturation par abonnement. Ce taux s’applique notamment au coût supplémentaire engendré par l’adoption de la facturation électronique (création, envoi et réception de factures dans un format structuré), à condition que ce surcoût soit clairement mentionné séparément sur la facture.
Comment s’y préparer concrètement ?
L’échéance de 2026 peut sembler lointaine, mais l’adaptation demande du temps. Voici les étapes clés à envisager dès aujourd’hui :
- Contacter votre comptable : Contactez-le pour mettre en place ce système et anticiper cette obligation.
- Choisir le bon outil : Renseignez-vous sur les logiciels de facturation ou les plateformes de services compatibles avec la norme (format UBL) et connectés au réseau PEPPOL. Vérifiez si votre logiciel actuel peut être mis à jour ou s’il faut en changer.
- Adapter vos systèmes internes : Intégrez le nouvel outil à votre système comptable et à vos flux de travail.
- Communiquer : Informez vos principaux clients et fournisseurs de votre transition pour fluidifier les échanges futurs.
Conclusion
L’obligation de la facturation électronique B2B au 1er janvier 2026 représente un pas important vers la digitalisation de l’économie belge, s’inscrivant dans une tendance européenne plus large (VAT in the Digital Age (ViDA). Bien que cela demande un effort d’adaptation initial, les bénéfices à long terme en termes d’efficacité, de coûts et de conformité sont considérables. Pour toutes les entreprises belges, l’heure est à l’information et à la préparation active pour aborder cette transition sereinement et en faire une opportunité de modernisation.
